Famous last words: Had ik maar...


Op de deur hangt een bordje “Stilte”. De donkere kamer is schaars verlicht. Vage contouren van mensen rondom een bed scheppen een sfeer van spanning en tegelijkertijd hulpeloosheid. Groot, klein, jong, en oud staan ze er. Stil en met het hoofd gebogen. Wachtend op wat gaat komen. Dat het gaat komen is zeker. Maar wanneer? Dat weet niemand.

Opeens klinkt er een rochel uit het kussen van het bed. Een magere hand, meer vel over been, tilt zichzelf op en grijpt de hand van de dichtst bijzijnde bloedverwant. De bloedverwant legt het oor bij de mond van de stervende. Met heese fluisterende stem klinkt het zachtjes “Ik heb spijt. Had ik maar wat vaker mijn e-mail gecheckt…”

Deze famous last words zullen waarschijnlijk nooit uitgesproken worden. Maar kijk eens om je heen hoeveel mensen er "de hele dag" bezig zijn met het checken van hun e-mail. Alsof hun leven ervan af hangt. En waarom?

Een mens krijgt gemiddeld per dag enkele tientallen tot honderdtallen e-mailberichten in zijn of haar Inbox (privé + werk). Daarbij worden in de meeste gevallen alle toeters en bellen en aandachttrekkende meldingen “Dingdong. You’ve got mail!” aan gezet. En bij elke melding laten ze datgene wat ze aan het doen zijn uit hun handen vallen, en openen ze hun mailbox om te kijken wat er binnen gekomen is.

Heb jij aan het begin van de dag wel eens plannen voor wat je die dag gaat doen? En heb je s’avonds wel eens de gedachte gehad “Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?”. Om tot je schrik te realiseren dat er van je plannen niets terecht is gekomen… Je dag is voorbij gegaan met aandacht geven aan de dingen die spontaan oppopten. Ter plekke ging je ermee aan de slag en je vergat wat je even daarvoor aan het doen was. Zo ervaren mensen dat ook wel eens met hun hele leven. Het is voorbij voor ze het weten, en op hoogbejaarde leeftijd denken ze "Wat is er eigenlijk van mijn dromen en plannen geworden?!" Te laat...

Als je opgegroeid bent vòór de jaren ’90 van de vorige eeuw, dan kon je nog op deze manier omgaan met nieuwe informatie dat spontaan je dag binnen kwam. Het was nog niet zoveel dat je het overzicht op je dag verloor. Je liep maar 1x per dag naar de brievenbus. De postbode kwam (komt!) nou eenmaal niet vaker langs. Tegenwoordig komt er zoveel informatie je dag binnen, dat je de verwerking ervan op een andere manier moet aanpakken dan vroeger.

De nieuwe manier van informatie verwerken
Je moet bedenken dat besluiten nemen, keuzes maken, en werk uitvoeren drie verschillende dingen zijn. Het werk van een binnenkomende e-mail hoef je niet direct uit te voeren. Doe je dit wel, dan zul je altijd achter de feiten aan lopen. Je reageert dan alleen op het laatste en hardste geluid. Voordat je aan het werk gaat, moet je eerst een compleet overzicht maken van wat je allemaal op dit moment zou kunnen doen. Daar staan dus ook al je plannen op die je eerder die dag hebt bedacht. En je kiest voor het belangrijkste item. In de meeste gevallen is dat niet de laatste e-mail.

Een paar keer per dag werk je al je nieuwe e-mail af:
  • Per e-mail besluit je eerst wat je ermee moet en hoeveel tijd je aan het werk gaat besteden wat eruit voort komt.
  • Neem per e-mail/besluit max. 20 seconden. De details komen later.
  • Daarna maak je een keuze uit je lijst van alles wat er te doen is en wat mogelijk is binnen de tijd die je op dat moment hebt.
  • En daarna ga je pas aan de slag.
Zet ondertussen alle toeters en bellen uit van nieuwe berichten die binnen komen. Die leiden alleen maar af. Ikzelf bekijk mijn mailbox soms maximaal 3x per dag (tip: zet dat in de ondertekening van je mail. Dan weten mensen waar ze aan toe zijn). Als mensen vinden dat er iets belangrijks aan de hand is, dan moeten ze me maar bellen of sms'sen.

Het denksysteem Getting Things Done (GTD) voorziet in een rode draad bij de nieuwe manier van informatie verwerken. Het biedt enerzijds handvaten om je dagelijkse plannen en akties onder controle te houden, terwijl de informatie links en rechts als paddenstoelen uit de grond schiet. Anderzijds biedt het handvaten om overzicht te houden op de weg en de richting die je op gaat.

Gerelateerde artikelen

Geen opmerkingen:

Een reactie posten