[w] I'm Waiting For You



Als je wel eens een mail van mij krijgt, dan heb je het misschien wel eens gezien. Op de laatste regel van mijn bericht staat af en toe [w].

Eigenlijk valt het nauwelijks op. Het is dan ook niet iets waar jij als geadresseerde iets mee moet. Het is een stukje informatie voor mezelf. Het betekent dat ik in de mail een vraag aan je heb gesteld. Door die [w] zet mijn mailprogramma het bericht bij het versturen automatisch in mijn e-mailmap Waiting For. Die map bekijk ik een paar keer per week. Zo hou ik voor mezelf het overzicht welke vragen ik uit heb staan.

En verwacht ik dan direct antwoord van je?
Nee, juist niet. Anders had ik je wel gebeld of was ik bij je langs gekomen. Als ik per mail een vraag stel, dan ga ik ervan uit dat jij het bericht op jouw tijd, als het jou uitkomt, beantwoord. Dat kan desnoods weken later zijn. Het hangt van de urgentie van het bericht af. Of je beantwoord mijn vraag helemaal niet... In dat geval bel ik je later alsnog op. :-)

Meer codes
Ik gebruik meer van die codes. En mijn mailprogramma zet ze bij het versturen automatisch in de overeenkomstige e-mailmappen die ik aangemaakt heb:

  • [w] = Waiting For. Ik wacht op je antwoord.
  • [na] = Next Action. Het betekent dat ikzelf deze week een actiepunt heb nav wat ik in het bericht schrijf. Die ga ik uitvoeren in de tijd tussen mijn vaststaande afspraken door.
  • [sm] = Sometimes/maybe. Ik heb een actiepunt nav het bericht, maar dat hoeft niet persé deze week. Ooit misschien als het weer aan de orde komt. Het gaat erom dat het uit mijn hoofd is. Dat ik er niet meer aan hoef te denken om het te onthouden. Het actiepunt zit immers veilig in mijn Sometimes/maybe-map.
  • [rr] = Read/review. In het bericht staat iets wat ik naderhand nog eens rustig wil nalezen op een moment dat ik meer tijd heb.
  • [ref] = Reference. Mijn grote mail-vergaar-bak. Alles waarvan ik denk dat ik het ooit nog eens nodig kan hebben. Mijn mailprogramma heeft een handige zoekfunctie waarmee je met een paar goede steekwoorden direct datgene terug vindt wat je zoekt. Een soort privé-Google zeg maar.

Er hoort 1 opmerking bij dit alles
Om het overzicht te houden moet je minimaal 1x per week deze mappen doorlopen en opruimen. Ik doe dat als onderdeel van mijn Weekly Review. Op maandagmorgen neem ik een uur voor mezelf en loop ik mijn hele systeem en al mijn lijsten door. Als ik dat heb gedaan, dan voelt mijn hoofd ontspannen en leeg, dan waan ik mij op de top van de voedselketen, alles onder controle, helder waar mijn focus ligt, en start ik met het belangrijkste actiepunt op mijn Next Action-lijst.

Het is trouwens maar net waar je voorkeur ligt. Anderen doen de Weekly Review graag op vrijdag in het begin van de middag. Ze gaan dan ontspannen het weekend in. Ze weten alvast wat ze maandagmorgen als eerste gaan doen. En hoeven daar in het weekend dus niet meer aan te denken. Het hangt er vanaf op welk moment van de dag je je energiepiek hebt.

Aanverwante berichten

Hoe hou jij overzicht over de vragen die jij via e-mail stelt?




Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen