Organiseren: Zet alles op de juiste plek in je systeem



Waarom zie je veel beter wat er moet gebeuren als je je takenlijst op papier of op je beeldscherm ziet? Waarom geeft het ruimte en ontspanning in je hoofd om dingen op te schrijven? Waarom is het doorstrepen of aanvinken van afgeronde taken zo leuk en geeft het een gevoel van controle?

Veel vragen, maar het antwoord komt steeds op hetzelfde neer: Omdat je brein is gemaakt om creatieve oplossingen te bedenken. Omdat je brein NIET is gemaakt om dingen te onthouden.

Door je takenlijst buiten je hoofd te verzamelen in een betrouwbaar systeem, voel je je stukken relaxter, en zie je meer van wat er om je heen gebeurt in de wereld. Je ziet meer mogelijkheden om aan te pakken. Plannen, problemen (uitdagingen!), of dromen.

Getting Things Done is een denksysteem om overzicht te creëren en controle te houden over alles wat er in je leven gebeurt. Het proces voor controle bestaat uit 5 stappen:
  1. Collect: De kunst van het verzamelen. Tijdens deze stap verzamel je alles wat er door je hoofd schiet. Doel: Zonder afleiding doorgaan met datgene waar je op dat moment mee bezig bent.
  2. Clarify (verduidelijken): De kunst van beslissingen nemen. In deze stap bepaal je de betekenis van de gedachten en taken die je verzamelt hebt.
  3. Organiseren: Zet alles op de juiste plek in je systeem (dit artikel). In deze stap breng je al je acties in een compleet overzicht. Dit zorgt ervoor dat je op elk moment kunt kiezen wat er op dat moment het belangrijkste is dat gedaan moet worden.
  4. Review (reflecteren): De kunst van overzicht houden en in controle blijven
  5. Doen!
Wat is een betrouwbaar systeem?
Dat is voor iedereen persoonlijk. De één zweert bij pen en papier. De ander bij de nieuwste digitale gadget. En weer een ander bij een whiteboard op de muur. Hoe dan ook, een betrouwbaar systeem bestaat uit een agenda en een aantal to-do-lijsten. Het moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Het mag geen blokkade vormen bij het opschrijven van gedachten. Niets is vervelender dan wanneer je iets wilt opschrijven en je hebt geen pen en papier bij de hand. Of de batterijen van je palmtop/iPod zijn leeg. Of je telefoon/laptop geeft net de laatste waarschuwing dat de accu leeg is.
  • Het moet compleet zijn. Als er een gedachte in je brein om aandacht vraagt en die gedachte zit niet in je systeem, dan vertrouwt je brein het niet. Je brein probeert dan alsnog te doen waar het NIET goed in is: De gedachte onthouden. Het blijft net zolang zeuren tot je aandacht aan de gedachte geeft.

    Als de gedachte wel in je systeem zit, dan laat je brein deze los. Het vertrouwt erop dat je de gedachte weer tegen komt op de juiste tijd op de juiste plaats.
  • Het moet altijd en overal raadpleegbaar zijn. Als je in de supermarkt staat, en je boodschappenlijst staat thuis op je vaste computer, dan werkt dat niet. Of als je met een klant in gesprek bent en je wilt een vervolgafspraak maken, dan werkt het niet als je eerst je computer op moet starten voordat je bij je agenda kunt.

Mijn agenda is nog steeds van papier. Mijn collect-tools bestaan uit pen en papier, blackberry, en laptop. Mijn actielijsten staan op mijn laptop. Ik gebruik daarvoor het (gratis open-source) programma Thinking Rock.

Eén uitzondering: Afspraken op mijn werk zet ik ook in mijn Outlook-agenda op het netwerk. Op die manier kunnen collega’s zien waar ik uithang. En een digitale agenda zorgt ervoor dat je op het moment van een afspraak een waarschuwing krijgt, zodat je de tijd niet vergeet. Waarom zou je zelf steeds de tijd in de gaten moeten houden als je computer dat ook voor je kan doen? :-)

De juiste plek in je systeem
Als je per gedachte hebt bepaald wat het voor je betekent en wat de eerstvolgende aktie is (zie Clarify (verduidelijken): De kunst van beslissingen nemen), dan stel je jezelf de volgende vragen:

Moet ik deze aktie zelf doen?
Er zijn heel veel dingen in het leven die je graag gedaan ziet, maar waar je niet verantwoordelijk voor bent (hier ga ik later nog een keer over schrijven). Of iemand anders is er veel beter in dan jij. In dat geval delegeer je de taak aan degene die er wel verantwoordelijk voor is, of die het veel beter kan. Je zet de taak vervolgens op je lijst Wachten op en je kan doorgaan met de dingen waar je wel verantwoordelijk voor bent.

Zit er een datum/tijd aan deze aktie vast?
Zet de aktie in je agenda. Alle andere akties komen dus NIET in je agenda… Die voer je uit op de momenten dat je geen vaste afspraken hebt. Als je veel te doen hebt, dan zorg je dus dat je zo weinig mogelijk in je agenda hebt staan. :-)

Waar moet ik zijn om deze aktie uit te voeren?
Dit is de context van de taak. Je komt in je dagelijks leven globaal op de volgende plekken:

  • Thuis
  • Werk
  • Achter je computer

En er zijn zaken die je overal kunt doen:

  • Bellen/bespreken
  • Boodschappen (onderweg)
  • Lezen/herzien

Je kunt de lijst aanvullen naar je eigen situatie. Elke context is een aparte lijst. Het is de bedoeling dat je, afhankelijk van waar je bent, je alleen de taken op je lijst ziet die je op die plek ook daadwerkelijk zou kunnen doen. Thuis wil je niet lastig gevallen worden met taken van je werk. En op je werk wil je tussen je projecten geen boodschappenlijst zien voor het weekend.

Hoeveel tijd heb ik nodig voor deze aktie?
Als het minder dan 2 minuten is: Doe het NU. De tijd die je nodig hebt om een taak in je systeem te verwerken is gemiddeld ook 2 minuten. Laten we geen tijd verliezen ;-)

Maak gerust een ruime schatting en rond het af naar boven. Naderhand, als je tussen twee afspraken door een blok van 30 minuten hebt, dan wil je alleen de taken zien die 30 minuten of minder kosten. Het schrijven van een projectplan a 2 uur, of het ophangen van een keukenkastje a la 1 uur kun je niet doen. Dus dat is op dat moment overbodige informatie.

Hoeveel energie moet ik hebben om deze aktie uit te voeren?
Mijn meest creatieve uren zijn s’morgens tussen 8-11:30 uur. Na de middagpauze ben ik tot 14:30 uur zo ongeveer braindead. En tussen 14:30-16:30 uur heb ik een middelmatige opleving. Taken waarbij ik me moet concentreren en denkwerk verricht doe ik s’morgens. Daarom deel ik ze in 1 van de volgende categorieën:

  • High mental
  • Med mental
  • Braindead
  • High physical
  • Med physical
  • Low physical

s'Morgens, als ik mij op de top van de voedselketen voel, dan wil ik mijn tanden in een uitdagende klus zetten. In dingen waarop ik me mentaal en/of fysiek kan uitleven. Echter, s'middags na de lunchpauze in “braindead-mode” wil ik niet een presentatie voorbereiden, of het gras maaien. Dan wil ik dingen zien als “Opruimen mailbox” of “Breng de flessen naar de glasbak” oid. Door taken in deze categorien in te delen, maak je het jezelf later bij het kiezen makkelijker.

Wat voor prioriteit heeft deze aktie?
Zoals je ziet komt deze vraag pas op het laatst. En in de meeste gevallen vul ik hem niet eens in. Als ik op een bepaalde plaats ben en ik pak de bijbehorende to-do-lijst erbij, dan zie ik op dat moment het complete overzicht van alles wat ik zou kunnen doen. Daar maak ik een keuze uit en ik ga aan de slag. Met dat complete overzicht zie je heel gemakkelijk wat er op dat moment het meest belangrijk is (en wat dus prioriteit heeft).

Een betrouwbaar systeem: Conclusie
Je systeem bevat alle zaken waarvan jij met jezelf hebt afgesproken dat jij ze gaat doen, en dat je er de verantwoordelijkheid voor neemt. Soms is dat schrikken. Dan is het tijd om voor jezelf na te gaan of je niet te veel verantwoordelijkheden met jezelf hebt afgesproken. De enige die daar wat aan kan doen ben jij zelf. Het GTD-proces voorziet hier ook in. Maar dat komt later…

Welk systeem heb jij voor je to-do-lijsten?

Heb jij ook wel eens teveel hooi op je vork?

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen