Clarify (Verduidelijken): De kunst van beslissingen nemen



Decide about things when they show up, instead of when they blow up - David Allen

Think like a man of action. Act like a man of thought - Henry Bergson

Als je de kunst van het verzamelen van gedachten beheerst, dan zul je regelmatig ontspanning ervaren en ruimte krijgen om na te denken over 1 ding tegelijkertijd. Al die gedachten zitten niet meer in je hoofd, maar in je capture-tools en je stuffbak. Weet echter één ding: Die ontspanning en ruimte is tijdelijk als je niets met je verzamelde gedachten doet. Ze kruipen dan weer terug in je hoofd.

Een mens maakt heel veel afspraken. Vooral met zichzelf. En je brein valt je net zolang lastig totdat je alle afspraken nagekomen bent. De enige manier dat je brein de te nemen acties met een gerust hart los laat is als deze in een betrouwbaar systeem zitten. Een betrouwbaar systeem brengt acties onder je aandacht op het juiste moment op de juiste plaats.

Het GTD-proces om dagelijks in controle te blijven bestaat uit 5 stappen:
  1. Collect: De kunst van het verzamelen. Tijdens deze stap verzamel je alles wat er door je hoofd schiet. Doel: Zonder afleiding doorgaan met datgene waar je op dat moment mee bezig bent.
  2. Clarify (verduidelijken): De kunst van beslissingen nemen (dit artikel). In deze stap bepaal je de betekenis van de gedachten en taken die je verzamelt hebt.
  3. Organiseren: Zet alles op de juiste plek in je systeem. In deze stap breng je al je acties in een compleet overzicht. Dit zorgt ervoor dat je op elk moment kunt kiezen wat er op dat moment het belangrijkste is dat gedaan moet worden.
  4. Review (reflecteren): De kunst van overzicht houden en in controle blijven
  5. Doen!
Het idee is heel eenvoudig: Als je wilt dat de dag gaat verlopen zoals jij wilt, incl. ruimte voor onverwachte zaken, dan zul je van tevoren moeten nadenken. De één is s’morgens op zijn helderst. De ander s’avonds. Kies je helderste moment van de dag om je verzamelde gedachten te verwerken. Een professionele kenniswerker heeft gemiddeld een half uur per dag nodig.

Ikzelf geef de voorkeur aan s’morgens in de trein. Als ik dan op mijn werk arriveer, voel ik mij op de top van de voedselketen. Ik heb besloten wat ik voor de helft van die dag ga doen, en ik heb gekozen waar ik mee ga beginnen. De andere helft van de dag zal vanzelf vol lopen met alles wat er op me afkomt. Door daar vooraf ruimte voor te reserveren ben ik bij voorbaat niet gestrest. Dit mentale startpunt geeft een enorme drive om aan mijn (werk)dag te beginnen.

Een compleet en volledig overzicht
Eerst moet je per item in je stuffbak beslissen wat het voor je betekent. Het idee is dat je naar een compleet en volledig overzicht toe werkt van al je acties. Acties waarvan je met jezelf hebt afgesproken dat je ze (ooit) gaat doen. Want alleen met een compleet en volledig overzicht kun je een keuze maken wat op dat moment het meest belangrijk is.

Dat overzicht werkt alleen buiten je hoofd, en het fungeert als een spiegel. Voor je brein is namelijk alles even belangrijk en het moet ook allemaal tegelijkertijd gebeuren. Dat komt omdat je brein geen idee heeft van tijd en van plaats (Context: De plaats waar je moet zijn om de actie uit te kunnen voeren). Je brein blijft aan je hoofd zeuren totdat “alles” gedaan is. Dat lukt uiteraard niet. En dat veroorzaakt onnodig frustratie.

Het complete overzicht bestaat uit je agenda en een aantal to-do lijsten. Je agenda voor afspraken die vast staan op een datum/tijd. En een aantal to-do-lijsten met acties die ASAP (As Soon As Possible) moeten gebeuren. Eén lijst is één context:

  • Bellen/bespreken
  • Boodschappen/Onderweg
  • Computer
  • Thuis
  • Werk
  • Etc.


Hoe verwerk je de inhoud van je stuffbak?
Bij het verwerken van je stuffbak gelden een aantal eenvoudige spelregels:

  • Pak steeds het bovenste item uit je stuffbak.
  • Wat je uit je stuffbak haalt komt er nooit meer in terug!
  • Per item neem je maximaal 2 minuten verwerkingstijd. Op deze tijd komen we later nog terug. Oefening baart kunst. Uiteindelijk kun je uitkomen op gemiddeld 20 seconden per item of sneller.

Het schema hier naast (klik voor vergroting) is de workflow van Getting Things Done. Het is toepasbaar op werkelijk alles wat er zoal door je hoofd spookt. Elk item in je stuffbak trek je één voor één door het schema heen. Je stelt jezelf de volgende vragen:

Zit hier een actie aan vast?

Zo nee, dan zijn er 3 mogelijkheden:

  • In de prullenbak.
  • Misschien zit er wel een actie aan het item vast, maar wil je daar nu nog niet over nadenken. In ieder geval niet deze week. Maak een Ooit Misschien lijst en zet het daar op.
  • Er zit geen actie aan vast, maar je denkt dat je de informatie later nodig hebt (bijv. de menukaart van de Bel-Pizza :-)) Stop het in je Archief.

Zo ja, wat is mijn gewenste uitkomst?
Zie het voor je alsof je de actie al gedaan hebt. En wordt daar enthousiast over. Dat motiveert om eraan te beginnen. Schrijf je gewenste uitkomst als doel op. Dat zal jezelf er later aan herinneren als je de actie gaat uitvoeren. Je zult dan weer meteen enthousiast en gemotiveerd zijn.

Wat is de eerst volgende actie?
Stel dat je opgeschreven gedachte “Fiets na laten kijken” is. Wat is dan de eerst volgende actie? Je zou zeggen “Afspraak maken met fietsenmaker”. Hoe ga je dat doen als je overdag werkt en veel onderweg bent? Je gaat hem bellen. Okay, dan wordt de eerstvolgende actie “Bel fietsenmaker om een afspraak te maken”.

Later op de dag heb je tussendoor tijdens het wachten een aantal verloren minuten (je moest eens weten hoeveel je er daarvan hebt!). Je pakt je mobiel. En vervolgens kom je erachter dat je het telefoonnummer niet hebt… Kortom, de eerstvolgende actie voor “Fiets na laten kijken” is “Zoek telefoonnummer op van fietsenmaker”.

Met dit denkproces verdeel je grotere taken in kleine taakjes die concreet en makkelijk te doen zijn. De grotere taak lukt niet in één keer. Je moet eerst genoeg tijd hebben, en zolang dat er niet is begin je er maar helemaal niet aan. Een telefoonnummer opzoeken kost nagenoeg geen tijd en brengt je project “Fiets na laten kijken” een stukje dichter bij zijn voltooiing.

De GTD-definitie van een “project”
Heb je met de eerst volgende actie je doel bereikt? Vaak zal dat niet het geval zijn. Vaak zijn er meerdere acties nodig (op verschillende tijden en plaatsen) om je doel te bereiken. In zo’n geval spreken we van een project. Moeilijker dan dit is de definitie niet.

Als je zo één voor één over je verzamelde gedachten na denkt, dan heb je kans dat er een brainstorm los breekt in je hersenpan. Vragen poppen op die je wilt uitzoeken of navragen. Dingen schieten te binnen die je nodig hebt, etc. Schrijf ze allemaal op. Zorg ervoor dat je het denkproces voor een actie hebt afgerond voordat je eraan begint. Doe je dit niet, dan ga je of niet tot actie over, of je krijgt niet het resultaat wat je vooraf wilde. Dat loopt altijd uit op teleurstelling.

Hoeveel “verloren” minuten heb jij tussendoor per dag die je zou kunnen vullen met kleine actiepunten?


Geen opmerkingen:

Een reactie posten