Als je niet meer weet wat het is, dan houdt alles op…

The last ship home - Rodney Matthews

De afgelopen jaren is er een nieuw fenomeen ontstaan: Naast burn-out, bore-out (ja het is echt waar!) is er ook “informatie overload”. De term klinkt negatief, maar is het dat wel? Is een overload aan informatie op zichzelf een probleem?

Hersenen zijn gek op informatie. Ze zijn als een spons en absorberen graag. Hoe meer hoe beter. Zolang het maar direct definieerbaar is. Het wordt pas een probleem als er iets binnen komt wat je niet meteen kunt plaatsen, of als er zoveel binnen komt dat je niet meer weet wat recht of krom is…

De natuur is per definitie de meest informatie-rijke omgeving (en de meest ontspannende!) die er bestaat. De kleurcontrasten en schakeringen, de geluiden, en de geuren zijn extremer en subtieler dan thuis, op je werk, of in de binnenstad. Bij een wandeling in de natuur zet je al je zintuigen open en krijg je een continue stroom aan informatie binnen.

  • Als de bomen verkleuren in de meest diverse kleurcombinaties, dan weet je dat het herfst is.
  • Als je een harslucht ruikt, dan weet je dat er een dennenbos in de buurt is.
  • Als het gaat waaien en de lucht wordt donker, dan kun je beter maken dat je thuis komt vòór de regen.
  • Als je een tijger tegen komt, dan weet je dat je heel hard moet gaan rennen…
En als je een week later dezelfde route gaat lopen, dan zijn er heel veel dingen veranderd. De informatie is compleet nieuw. Over informatie overload gesproken. Maar is dat erg? Nee, want in de natuur is alles direct definieerbaar.

Het wordt anders als de postbode langs komt, je je mailprogramma opent, of je de TV of radio aan zet. Je weet dan nooit wat er op je af komt. Als je van tevoren hebt besloten dat, wat het ook is, je er niets mee hoeft, dan is het bij voorbaat al een stuk minder erg.

Echter, de inhoud van je brievenbus en inbox is per definitie aan jou persoonlijk gericht. Een kaart, brief, of bericht van een verre vriend(in), een nieuwsbrief of reclame. Of nog erger: een rekening of een aanslag van de belasting.

Dat is een verontrustend idee. Want als je brievenbus of IN-box vol zit, en je hebt de berichten nog niet gelezen, dan kan het van alles zijn. In het gunstigste geval kun je de berichten na het lezen direct weg gooien. Maar er kunnen ook veel acties tussen zitten. Acties dat veel van je kostbare tijd en energie gaan opslurpen.
Elk bericht heeft de mogelijkheid dat het iets voor je betekent. Maar dat weet je pas als je het hebt gelezen – David Allen


Het is daarom goed om elk bericht, zodra het op je (digitale) mat valt, direct door te scannen en te besluiten wat je ermee moet. Eventuele acties die eruit voortkomen hoef je niet meteen uit te voeren. Je hoeft alleen het besluit te nemen. Besluiten om iets ooit een andere keer te doen zijn ook goed. Stel besluiten niet uit tot later, want het bericht zal je blijven achtervolgen tot je voor jezelf helder hebt gemaakt wat je ermee moet.

Vervolgens heb je een betrouwbaar systeem nodig waar je je acties in kwijt kunt. Je hebt besloten om ze op een bepaalde plaats op een bepaald tijdstip uit te voeren. En als het moment en de omstandigheden daar zijn, dan moet je systeem jou eraan herinneren dat je die acties nu wilt doen. Misschien moet het signaal wat eerder dan nu, maar vooral niet later. Als je systeem niet betrouwbaar is, dan kruipt de actie weer terug in je hoofd en gaat het opnieuw om je aandacht zeuren. Bij voorkeur op de momenten dat je dat niet wilt en als je er niets mee kunt.

Het denksysteem Getting Things Done werkt als een handleiding om een betrouwbaar systeem op te zetten, toegepast op ieders persoonlijke wensen en mogelijkheden.

Als je erover nadenkt, dan klinkt dit niet als hogere wiskunde. Het is zelfs heel erg logisch. Maar dan is de vraag: Waarom doen zoveel mensen het dan niet? Waarom rennen mensen liever weg voor de golf van informatie die hen overstroomt? (in de wetenschap dat ze straks tot hun knieën in de blubber staan). Waarom heeft iedereen het dan “druk druk druk” met van alles en niets? Aan het einde van de dag hebben ze veel gedaan, maar ze zijn niet tevreden over de resultaten. Waarom blijft dat ondefinieerbare gevoel van onrust aan hun bewustzijn knagen? Omdat ze vooraf niet hebben besloten wat “goed” en “genoeg” is…

2 opmerkingen:

  1. Op zich een heel goed uitgangspunt om meteen een besluit te nemen over elk informatieonderdeel wat je tegenkomt, het enige lastige is dat m.i. tegenwoordig zelfs dat niet meer werkt, omdat je eenvoudigweg de tijd niet hebt om het allemaal uit te werken en soms dus dingen gewoon moet laten lopen. Dan krijg je meer van die dingen als prioriteiten stellen en dingen met een lagere prioriteit (ach, het is maar 5 euro waar het om gaat) niet doen. Toch merk ik dat dat 'bedrag' vaak veel hoger is dan 5 euro.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. In het GTD-denksysteem wordt dit probleem opgelost door het maken van een Ooit/misschien-lijst. Daar komen de dingen op die je ooit nog wilt doen, maar niet nu deze week. Zo hou je je hoofd leeg voor datgene wat je nu wel wilt doen.

    De enige vereiste om alles daadwerkelijk uit je hoofd te houden is dat je wekelijks je lijsten een keer door neemt.

    BeantwoordenVerwijderen